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Cuándo usar un CRM y cuál (Bonus: te enseñamos cómo hacer uno GRATIS)

Cuándo usar un CRM y cuál (Bonus: te enseñamos cómo hacer uno GRATIS)

Primero qué es un CRM

 

Un CRM es un software que te ayuda a automatizar algunas tareas relativas al área de ventas-marketing; por ejemplo, el envío de correos, o el seguimiento de un pago o bien el origen de un prospecto (quizá vino de formulario o de tu página de Facebook).

 

Esta automatización le quita peso al equipo de ventas de tareas “talacheras”, que contribuyen poco directamente a la venta y quitan tiempo. Otra ventaja ofrecida normalmente es la centralización de la información o la creación de un “hub” de ventas; por ejemplo, si un prospecto habla con tu equipo de ventas el lunes, y vuelve a marcar para decirte que acepta la cotización en 3 semanas, –¡chin!- la persona que lo atendió está de vacaciones. Bueno, con el CRM cualquier otro miembro del equipo de ventas puede retomar el trato hecho con el cliente, ya que toda la información estará concentrada en la nube y sabe quién está hablando con exactitud gracias al CRM.

 

Incluso, CRMs avanzados tienen la posibilidad de añadir datos cualitativos en el perfil de cada prospecto, si es un empresario, emprendedor, si es director de una compañía o es el becario buscando cotizaciones. Pueden hacer grupos de la misma compañía, por ejemplo si vas a trabajar con el equipo de TI y también con el de marketing, te conviene tener a los directores ingresados al CRM para poder dar un mejor servicio.

 

Para qué me sirve y cuándo debería de usarlo

Hemos de decir la verdad: un CRM no es para todos, al menos no de inicio. En este apartado te decimos con mayor exactitud las ventajas y cuándo debes usarlo.

Las principales ventajas de un CRM son:

 

    • Automatizar el proceso de venta: como ya mencionamos, ayuda a tener un proceso concreto de ventas, que cualquier persona puede tomar en cualquier punto sin perderse información o tiempo. Así como la programación automática de tareas rutinarias que contribuyen indirectamente al proceso de ventas.

 

    • Centralizar la información: cualquier persona, de cualquier parte que tú quieras, puede integrarse al equipo, con el mismo proceso y la misma información del prospecto. Así mismo, si tienes campañas de marketing, pueden manejarse desde la misma plataforma Todo accesible desde la nube.

 

    • Cuantificar lo cualitativo: sirve para obtener ciertos datos, normalmente cualitativos, y cuantificarlos, como posición en la que trabajan tus clientes, o industria; también, una de las grandes utilidades es conectar con plataformas como Google Analytics, para ir más allá del Lead, y poder crear audiencias no sólo con quienes convirtieron, si no quienes realmente te compraron. Aunque para esto necesitas un volumen crítico mínimo, de aprox. 1,000 compradores. En resumen te sirve para “datalizar” mucho más.

 

  • Librerías de información: ¿tienes ya identificado procesos que funcionan?, información específica, issues regulares, manuales específicos, formatos, cotizaciones prehechas, la mayoría de los CRM permiten también crear librerías de información que sean accesibles para los equipos que tú elijas.

Ahora, para responder la pregunta “¿Yo/Mi empresa debería usar un CRM?”, como siempre la respuesta será:

Depende…

Hay muchas variables a considerar, desde la básica como es la cantidad de prospectos que recibes, si el volumen es muy alto pues claro que sí te conviene, te permitirá manejar mejor las operaciones de venta.

 

Pero no es la única variable, también influye el proceso de venta, si es muy complicado o tardado o es de alto valor; por ejemplo en los negocios B2B de alto valor, quizás no hagas muchas cotizaciones al mes  por medio millón de pesos, ya que no se aprueban en dos días, puede que tarde 3 meses, entonces seguramente en esos 3 meses ya se te olvidó todo lo que habías platicado con esta empresa y es horrible volver a empezar o peor que el cliente detecte que no te acuerdas ni quién es. ¿Ves el punto? Un CRM aquí ayudaría a centralizar la información y poder retomar en cualquier momento.

 

Otro uso común es cuando no tienes un servicio o producto “unitalla”, cada cliente y cotización es distinto y hecho a la medida, aunque sólo tengas unos pocos clientes al mes, es difícil mantener récord mental, ya que cada uno tiene una solución distinta, sucede seguido en empresas de tecnología o en las agencias pro –como la nuestra, que no damos soluciones al por mayor, si no a la medida 😉 – un CRM es de gran utilidad en estos casos.

 

Y finalmente, el caso más sencillo, eres un emprendedor con muy poca memoria para estos detalles, es normal y es perfectamente viable, un CRM puede ser para ti, y la mejor noticia es que la mayoría tiene versiones gratis, que son básicas y probablemente encuentres una que se ajuste a lo que necesitas de elementos básicos.

 

Cuáles son los más populares

Quizás ya hayas decidido que necesitas (o no) un CRM, y la siguiente pregunta natural es “¿cuál?”, hay tantas opciones si estás aquí es probable que ya hayas topado con algunas y estés considerando, por lo menos, hubspot y salesforce, aquí te damos otra opción y una cuarta interesante:

 

  • Zoho: es uno de los competidores que está arrasando y viene con mucha fuerza, tiene una gama muy completa de servicios a un precio relativamente accesible. Su interfaz es intuitiva y fácil de conectar con otras plataformas como AdWords o Analytics. Tiene muchos accesorios y un “paquete” de productos para lo que necesites. Empieza desde $12 USD al mes, pero tiene una versión gratuita básica.
  • Salesforce: Salesforce es la versión más cara, aunque tiene su versión para PyMES, el costo es relativamente elevado, sin embargo es una de las opciones más intuitivas y poderosas para manejo de ventas. También se puede especializar y customizar para tu proceso específico y es fácil de conectar con otros servicios como Google Analytics. Empezando desde $25 USD al mes, sin embargo su sistema escalonado de precios, dependiendo de lo que quieras añadir, hace que el costo escale muy rápido, hasta más de $300 USD mensuales por usuario, sólo para el CRM de ventas completo; faltaría añadir módulos de marketing, servicio, etc.
  • Hubspot: Hubspot es la versión más completa, customizable y de curva larga, una de los software más populares y con un una plataforma educativa que por sí sola vale el precio. Sin embargo no es tan intuitivo y aunque también lo puedes conectar a muchos otros servicios como Google Analytics es un poco más complicado ya que requiere conexión manual de la API (es decir, se hace via código). Es increíblemente poderoso y aunque en su versión pagada es caro, su versión básica gratuita es bastante robusta, también. Su sistema escalonado de precios es un poco complicado de entender, pero no es barato: empieza en $50 USD, y escala rápido, dependiendo de los elementos que quieras añadir como marketing, o bien $113 USD por la suite completa. Para nosotros lo más complicado fue entenderlo, no es una plataforma intuitiva y su sistema de nomenclatura puede causar confusión.

 

Comparativo totalmente subjetivo, para fácil entendimiento:

 

ZohoSalesforceHubspot
Lo buenoSimplicidad de uso y precio.Es increíblemente poderoso, fácil de usar y customizable a las necesidades de tu organización.Es de los más populares y su versión gratuita es bastante robusta.
Lo maloSistema escalonado de precios que hace que tengas que pagar varias veces el precio básico.Más vale que tengas una tarjeta de crédito con un límite amplio.Reserva un par de días ya que la curva de aprendizaje es laaarga.
Lo mejorTiene una versión gratuita ideal para pequeños negocios que no necesitan mucho.Es la herramienta más popular del mercado por lo que las librerías de información y customización son amplias y fáciles de encontrar.Tiene un montón de información de marketing para que puedas crecer más y mejor tu empresa, además de su versión gratuita que bien podría ser de paga.

 

Claro que esto no es la guía definitiva, existen muchos más CRMs como lessannoyingCRM, o CRMs especializados en sectores, todo dependerá de lo que necesitas. Si sientes que debimos incluir uno o quieres hablar de él, coméntalo.

Cómo hacer uno propio casi gratis

No todo es soltar lana, si tú eres como nosotros, tu aproximación tiende a ser “Hazlo tú mismo”, o conocido en el mundo del marketing como el DIY (do it yourself), probablemente no necesitas ni quieres pagar por pequeñitos accesorios de vanidad como enviar un correo automatizado en el cumpleaños de un cliente, sólo quieres algo que te ayude a mantener on track las negociaciones con pocos clientes potenciales y gestión de proyectos básica.

 

Si es así, tenemos una pequeña solución para ti: hacer tu propio CMS, o algo parecido; todo con herramientas gratuitas. Eso sí costará un poco más de trabajo, tiempo, lectura y requiere de muchos más clics.

 

Lo que necesitarás es:

 

  • Cuenta de Gmail
  • Saber usar Google Drive, particularmente Spread Sheets
  • Zapier. Zapier viene de Sapper, o Sapeador, un ingeniero militar de combate que improvisa puentes o estructuras para las tropas. Pues bien, Zapier es una plataforma que permite configurar puentes con condiciones y disparadores que elijas, sin necesidad de saber de código, sólo unos clics y listo.
  • Asana. Necesitarás también descargar la extensión para Gmail. Si no lo conoces, Asana es un gestor de tareas básico, muy útil para trabajar en equipo y tener visibilidad de todos los pendientes.

 

El proceso es el siguiente:

 

  1. Crear en Google Drive una tabla en SpreadSheets, con todos los datos y pasos que el prospecto debe atravesar en el funnel de ventas, desde el contacto, hasta la recompra. Mientras más completa la información mejor será tu homemade CRM, aquí está la magia, en la lógica que le pongamos a la hoja.
  2. Desde Zapier vamos a programar que cada vez que recibamos un Lead, por ejemplo, de nuestro sitio web, cuando llegue a nuestro correo, vamos a describirle a Zapier que tome los datos de contacto y los rellene en la hoja de SpreadSheet que creamos. El proceso es simple, sólo hay que dar permisos de acceso, password y done.
  3. En cuanto cae un correo con las condiciones que establecimos en Zapier (por ejemplo el nombre del asunto), en ese mismo momento Zappier envía un task en Asana al equipo de ventas para realizar seguimiento al lead.
  4. Tu equipo hace el contacto y, supongamos, genera una entrevista personal para profundizar información, bien pues tu equipo dentro de ese mismo correo, con la extensión de Asana, puede crear una tarea dentro del proyecto sin salir de Gmail.
  5. Entonces, Zapier puede puentear la creación de ese segundo task en Asana y actualizar la base de datos. O bien, lo puede hacer tu vendedor de manera manual dependiendo del resultado de la llamada.
  6. Esa base de datos te servirá para cuantificar, segmentar y utilizar en Google Analytics, Facebook, etc. Como lista de remarketing o para audiencias similares. Y el proceso es semi automatizado, ergo has creado un CRM básico que te permitirá que todo tu equipo de ventas esté conectado, automatizado y cuantifcando datos. Sin embargo, repetimos, es básico.
  7. Dos tips antes de terminar:
    1. Para que funcione requieres un sistema de nomenclatura estándar, para asegurar que los eventos sean disparados y cachados en el momento correcto por Zapier.
    2. Puedes manejar también todos tus manuales y librerías de información desde Google Drive y así tener un CRM más completo y en la nube.

 

Aunque todas estas herramientas son gratuitas, cualquier implementación avanzada va a requerir que pagues en alguna de ellas, por ejemplo si quieres cachar los leads de tus campañas de Facebook en SpreadSheets vía Zapier, vas a requerir la versión pagada de Zapier. Si requieres utilizar Asana para más de 15 personas en tu organización, necesitarás pagar la versión profesional de Asana.

 

Esto es sólo un ejemplo con algunas herramientas que nos hemos encontrado que funcionan bien en conjunto; sin embargo hay n cantidad de formas en que puedes hacer tu propio CRM o bien crear un sistema que se adapte a lo que tú necesitas.

 

Si quieres que ahondemos más en la creación de un CRM propio déjanoslo saber por inbox o comentario.

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