No todo es soltar lana, si tú eres como nosotros, tu aproximación tiende a ser “Hazlo tú mismo”, o conocido en el mundo del marketing como el DIY (do it yourself), probablemente no necesitas ni quieres pagar por pequeñitos accesorios de vanidad como enviar un correo automatizado en el cumpleaños de un cliente, sólo quieres algo que te ayude a mantener on track las negociaciones con pocos clientes potenciales y gestión de proyectos básica.

Si es así, tenemos una pequeña solución para ti: hacer tu propio CMS, o algo parecido; todo con herramientas gratuitas. Eso sí costará un poco más de trabajo, tiempo, lectura y requiere de muchos más clics.

Lo que necesitarás es:

• Cuenta de Gmail
• Saber usar Google Drive, particularmente Spread Sheets
• Zapier. Zapier viene de Sapper, o Sapeador, un ingeniero militar de combate que improvisa puentes o estructuras para las tropas. Pues bien, Zapier es una plataforma que permite configurar puentes con condiciones y disparadores que elijas, sin necesidad de saber de código, sólo unos clics y listo.
• Asana. Necesitarás también descargar la extensión para Gmail. Si no lo conoces, Asana es un gestor de tareas básico, muy útil para trabajar en equipo y tener visibilidad de todos los pendientes.

El proceso es el siguiente:

1. Crear en Google Drive una tabla en SpreadSheets, con todos los datos y pasos que el prospecto debe atravesar en el funnel de ventas, desde el contacto, hasta la recompra. Mientras más completa la información mejor será tu homemade CRM, aquí está la magia, en la lógica que le pongamos a la hoja.
2. Desde Zapier vamos a programar que cada vez que recibamos un Lead, por ejemplo, de nuestro sitio web, cuando llegue a nuestro correo, vamos a describirle a Zapier que tome los datos de contacto y los rellene en la hoja de SpreadSheet que creamos. El proceso es simple, sólo hay que dar permisos de acceso, password y done.
3. En cuanto cae un correo con las condiciones que establecimos en Zapier (por ejemplo el nombre del asunto), en ese mismo momento Zappier envía un task en Asana al equipo de ventas para realizar seguimiento al lead.
4. Tu equipo hace el contacto y, supongamos, genera una entrevista personal para profundizar información, bien pues tu equipo dentro de ese mismo correo, con la extensión de Asana, puede crear una tarea dentro del proyecto sin salir de Gmail.
5. Entonces, Zapier puede puentear la creación de ese segundo task en Asana y actualizar la base de datos. O bien, lo puede hacer tu vendedor de manera manual dependiendo del resultado de la llamada.
6. Esa base de datos te servirá para cuantificar, segmentar y utilizar en Google Analytics, Facebook, etc. Como lista de remarketing o para audiencias similares. Y el proceso es semi automatizado, ergo has creado un CRM básico que te permitirá que todo tu equipo de ventas esté conectado, automatizado y cuantifcando datos. Sin embargo, repetimos, es básico.
7. Dos tips antes de terminar:
   a. Para que funcione requieres un sistema de nomenclatura estándar, para asegurar que los eventos sean disparados y cachados en el momento correcto por Zapier.
   b. Puedes manejar también todos tus manuales y librerías de información desde Google Drive y así tener un CRM más completo y en la nube.

Aunque todas estas herramientas son gratuitas, cualquier implementación avanzada va a requerir que pagues en alguna de ellas, por ejemplo si quieres cachar los leads de tus campañas de Facebook en SpreadSheets vía Zapier, vas a requerir la versión pagada de Zapier. Si requieres utilizar Asana para más de 15 personas en tu organización, necesitarás pagar la versión profesional de Asana.

Esto es sólo un ejemplo con algunas herramientas que nos hemos encontrado que funcionan bien en conjunto; sin embargo hay n cantidad de formas en que puedes hacer tu propio CRM o bien crear un sistema que se adapte a lo que tú necesitas.

Si quieres que ahondemos más en la creación de un CRM propio déjanoslo saber por inbox o comentario.